En las reuniones iniciales de un proyecto ERP se habla con ilusión de pantallas táctiles, inteligencia artificial y automatizaciones. Casi nadie presta atención al detalle más laborioso: la migración de datos existentes.

El error se hace evidente dos semanas antes del lanzamiento, cuando se constata que la base de clientes está llena de registros duplicados e incompletos.

Qué información es imprescindible migrar

Intentar volcar todas las tablas antiguas sin depurar es una equivocación común. Es necesario clasificar la información en tres grupos:

1. Maestros indispensables: Fichas de clientes y proveedores saneadas, catálogo de referencias con códigos homogéneos, escandallos y plan contable.

2. Saldos y pedidos vivos: Existencias reales de almacén inventariadas en la fecha de corte, facturas pendientes de cobro y pedidos de venta abiertos.

3. Históricos antiguos (consulta): Facturas o partes de trabajo de años anteriores no deben saturar el sistema nuevo; se conservan en modo consulta en el antiguo.

• Asignar a un responsable de saneamiento de datos en cada área funcional
• Efectuar un mínimo de dos ensayos de migración completos en entorno de prueba
• Homogeneizar formatos de NIF, números de teléfono y direcciones postales
• Cuadrar los saldos iniciales con el departamento de contabilidad antes del arranque