Система склада и кассы для торговой сети

Одним магазином управлять просто. С открытием второго филиала появляется вопрос: сколько осталось на центральном складе и сколько в филиалах.

После третьего филиала ответ на этот вопрос занимает несколько часов. После пятого он перестаёт быть достоверным вообще.

Проблема не в количестве филиалов, а в том, как между ними движутся данные.

Три главные боли

Остатки не сходятся. В центре одна цифра, в филиале другая. Причина: перемещённый товар фиксируется в двух местах в разное время. А товар в пути не виден нигде.

Задолженность выходит из-под контроля. При продаже в рассрочку кто сколько должен ведётся на уровне филиала. Центр узнаёт общую сумму только в конце месяца, и лимит к этому моменту нередко уже превышен.

Ассортимент распределён неверно. В одном филиале товар лежит, в другом его не хватает. Решение о перемещении принимается вручную и обычно с опозданием.

С чего начинается

Порядок важен, потому что каждый модуль опирается на предыдущий.

Второй шаг чаще всего упускают. Если товар в пути не фиксируется отдельным статусом, расхождение при перемещении найти невозможно.

Перемещения между филиалами

Это самое тонкое место в торговой сети, поэтому поясню отдельно.

Правильный процесс состоит из трёх этапов:

Отгрузка. Центр списывает товар. В системе он переходит в статус «в пути» — то есть его уже нет в центре, но в филиал он ещё не поступил.

Приёмка. Филиал пересчитывает товар и подтверждает в системе. Если количество не совпадает, расхождение фиксируется именно на этом шаге.

Закрытие. При расхождении указывается причина: отгружено меньше, потеряно в пути или неверно пересчитано.

Без этих трёх этапов расхождение превращается в общую «недостачу», и её источник остаётся неизвестным.

Контроль задолженности

Продажа в рассрочку в Узбекистане распространена, и это самый крупный скрытый риск.

Система должна закрывать четыре вещи:

• Лимит по каждому клиенту — сумма и срок
• Предупреждение при приближении к лимиту, а не после его превышения
• График платежей и количество дней просрочки
• Задолженность в разрезе продавца — кто сколько отпустил в рассрочку
• Общая задолженность по филиалу и её отношение к обороту

Четвёртый пункт часто отсутствует, а он важен. Если решение о рассрочке принимает продавец, результат этого решения тоже должен быть виден на нём.

Ассортимент: залежавшийся товар

Это самый тихий способ терять деньги в торговой сети.

Товар лежит в одном филиале три месяца, а в другом этой же позиции не хватает. Убыток в обоих случаях: в первом деньги заморожены, во втором теряется продажа.

Система это показывает:

Эти четыре отчёта обычно окупаются уже в первый месяц — сумма залежавшегося товара оказывается больше, чем ожидали.

Интеграция с кассой

Вопрос технический, но решать его нужно заранее.

Есть два варианта:

Касса внутри системы. Продажа фиксируется прямо в системе, остаток обновляется мгновенно. Требование: онлайн-касса должна соответствовать требованиям законодательства и работать с фискальным модулем.

Интеграция с существующей кассой. У вас уже есть кассовая программа и она работает. В этом случае настраивается обмен данными — обычно ежедневный или в реальном времени.

Второй вариант дешевле, но возможна задержка данных. Что подходит именно вам, решается на этапе Discovery.

Что измерять

Запишите в начале проекта:

Последний показатель сложно измерить, но если спросить у продавцов, они назовут его точно.

Сколько это стоит

Количество филиалов влияет на цену, но не линейно. Второй филиал обходится значительно дешевле первого — основная работа делается один раз. Но если у каждого филиала свой процесс, потребуется отдельная настройка.

Итог

В торговой сети проблема не в количестве филиалов, а в том, как между ними движутся данные.

Практические шаги:

1. Разложите расхождение по последней инвентаризации по филиалам — где его больше
2. Начните с центрального склада, остатки филиалов опираются на него
3. Разделите перемещение на три этапа: отгрузка, приёмка, закрытие
4. Покажите лимит задолженности и на уровне продавца
5. Включите отчёт по залежавшемуся товару в первый же месяц